BI-Dienstleister oder eigene BI-Software Plattform?

Business Intelligence (BI) war bis vor nicht allzu langer Zeit nur großen Unternehmen vorbehalten, da eine Implementierung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nicht kosteneffektiv und technisch nicht durchführbar schien. Doch mittlerweile rückt BI auch für KMUs immer stärker in den Fokus und wird von immer mehr kleineren Unternehmen übernommen. Ziel ist es, um von denselben Erkenntnissen zu profitieren, wie sie von großen Unternehmen bereits seit Jahren genutzt werden, vor allem: die Identifikation von Trends und Mustern, eine Verbesserung von Kundenzufriedenheit durch personalisierte Angebote und Serviceleistungen, die bessere Nutzung von Ressourcen, und insgesamt eine Unterstützung bei Entscheidungsfindungen durch belastbare und umfassende Zahlen, ggfs. auch anhand von belegbaren Prognosen. Technologische Innovationen auf der einen, und die Öffnung auch kleinerer Betriebe für die Nutzung solcher Ansätze auf der anderen Seite rücken diese Möglichkeiten deutlich näher an die betriebliche Wirklichkeit heran und führen langfristig zu einem unumkehrbaren Paradigmenwechel beitragen.

Trotzdem gibt es nach wie vor eine klare "Hierarchie", wenn man so will, in der Art und Weise sowie der Geschwindigkeit, mit der unterschiedliche Typen - oder Größen - von Unternehmen Business Intelligence und Datenanalyse in ihren Betriebsabläufen einsetzen:

Manchmal reicht auch Excel

Für die meisten "Kleinstunternehmen" (mit weniger als 10 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von weniger als 2 Millionen Euro) erfolgt die Datenmodellierung in der Regel mit Hilfe des allgegenwärtigen MS-Excel, wobei ausgewählte grundlegende Werte und Kennzahlen für die monatliche Abweichungsanalyse verwendet werden. Solche Auswertungen werden in der Regel auf seitenbasierten Medien präsentiert, und konzentrieren sich auf Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanz- und Liquiditätsdaten sowie Informationen über Auftragsvolumen, Produktivität (oder Auslastung) und allgemeine Marktgeschehnisse.

Genügt bei den allerkleinsten Firmen meist noch das ubiquitäre Excel zur Überwachung der wichtigsten Grundmetriken, benötigen schon unwesentlich größere Unternehmen - bei denen häufig auch unterschiedliche Systeme Daten erheben, erzeugen und verwalten - bereits etwas umfassendere Werkzeuge. Der dafür nötige technische, personelle und inhaltliche Aufwand überfordert schnell Firmen, die dafür nicht aufgestellt sind.

Für diese Gruppe von Firmen kommen im Kern zwei Ansätze in Frage, die wir hier betrachten wollen: Einerseits die Anbieter von speziellen BI-Plattformen, die sich gezielt an KMUs wenden und deren umfangreiche Software-Produkte die Firmenmitarbeiter selbst bei der Datenauswertung unterstützen. - Auf der anderen Seite Anbieter von BI- und Datenanalyse-Dienstleistungen, die KMUs auf direkte Weise - also ohne den Umweg einer aufwändigen statisch-technischen Lösung - direkt mit sofort verwertbaren Daten versorgt.

Ist ein Custom BI-System die Lösung?

Immer mehr Anbieter von einschlägiger Spezialsoftware zielen mit ihrem Angebot genau auf diese Art von Firmen ab und versprechen "maßgeschneiderte" Lösungen auf Basis eigener, von ihnen selbst entwickelten Software-Plattformen.

Genau das ist aber - auch wenn Hersteller in jedem Fall das Gegenteil behaupten - für die allermeisten Unternehmen in dieser Situation bereits eine unverhältnismäßige, ja eine extrem "große" Lösung, die sehr rasch zu Überforderung, hohen Kosten-Overruns und zu Frustration führen kann, und die damit im Kern genau das Gegenteil dessen bewirkt, was sie lösen soll, nämlich eine einfache, zuverlässige und leicht zu handelnde Übersicht der unternehmerisch relevanten Daten zu liefern.

Hier finden Sie einige Punkte, die Sie bedenken sollten, bevor Sie eine "Custom"-Lösung einer BI-Platform in Betracht ziehen:

1. Die Kosten für die Anschaffung und Implementierung von spezialisierten BI-Softwarelösungen können für kleine Unternehmen unverhältnismäßig hoch sein.
2. Die Installation, Integration und Anpassung der Software erfordern technische Expertise, die kleine Unternehmen normalerweise nicht unbedingt besitzen - und daher dann beim Hersteller/Anbieter zusätzlich mit bezahlen müssen.
3. Einrichtung und Anpassung der Systeme sowie Schulung der Mitarbeiter erfordern auch im besten Fall sehr lange Vorlaufzeiten; 6-12 Monate sind bei solchen Projekten keine Seltenheit. Zusätzlich werden interne Ressourcen (Einbindung von Mitarbeitern in den Prozess) in nicht unerheblichem Maß in Anspruch genommen.
4. Vertrauenswürdigkeit, Verlässlichkeit und Erfolgsbilanz eines Anbieters von Spezialsoftware sind schwer einzuschätzen und zu überprüfen.
5. Die Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität einer spezialisierten Softwarelösung ist möglicherweise geringer als vom Hersteller vor dem Kauf angegeben; Änderungs- und Anpassungswünsche schlagen mit weiteren hohen Kosten zu Buche.
6. Ein späterer Wechsel zu anderen Systemen kann schwierig oder unmöglich sein und wird in jedem Fall sehr teuer.
7. Auch und gerade maßgeschneiderte Spezialsoftware kann sich als nicht flexibel genug erweisen, um den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Externe Dienstleistung als Alternative

Gerade bei Firmen, die der Verwendung von Excel als bisherige Universallösung für die Bedürfnisse ihrer Datenhaltung und -auswertung entwachsen, bietet sich (a) die Verwendung von Tableau und (b) die Auslagerung der dafür nötigen Tätigkeiten als ideale Lösung an. An erster Stelle bei den Gründen stehen natürlich Flexibilität, Zeit-/Aufwandsersparnis, und vor allem Kosteneffektivität:

Kosteneffektivität

Das Einbeziehen eines externen Dienstleisters für Business Intelligence und Datenanalyse ist im Normalfall für kleinere Unternehmen eine kosteneffektivere Option als die Investition in eigene Softwarelösungen oder Drittanbieterplattformen. Kleinere Unternehmen sparen durch Outsourcing ihrer Business Intelligence- und Datenanalysebedürfnisse an einen externen Dienstleister Kosten für eigene Software und Hardware. Die Implementierung eines komplexen Systems und die Schulung von Mitarbeitern in-house für die Verwaltung von Business Intelligence und Datenanalyse sind häufig teurer als Outsourcing, insbesondere wenn externe Dienstleister flexible Preisoptionen anbieten können, um auch kleinere Unternehmenbudgets zu berücksichtigen.

Zeitersparnis

Externe Dienstleister können kleinen Unternehmen wertvolle Zeit sparen, indem sie die erforderliche Business Intelligence und Datenanalyse bereitstellen, ohne dass der Kunde interne Ressourcen dafür bereitgestellen muss. Sie entwickeln weitgehend ohne Umweg Berichte und Dashboards, die Echtzeiteinblicke in Geschäftsvorgänge bieten. Externe Dienstleister können Datenabfrage- und Analyseprozesse vereinfachen.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst, werden auch seine Anforderungen an die Datenanalyse wachsen, und ein externer Dienstleister kann seine Dienstleistungen entsprechend skalieren. Mit dem Wachstum kann ein Unternehmen möglicherweise anspruchsvollere Datenanalysetools benötigen, die ein externer Dienstleister bereitstellen oder vorschlagen kann. Aber externe Dienstleister können auch ihre Dienstleistungen anpassen, um den sich ändernden Bedürfnissen eines Kunden gerecht zu werden (z. B. durch Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen und Unterstützung für Projekte nach Bedarf).

Expertise

Externe Dienstleister sind ausschließlich auf Business Intelligence und Datenanalyse spezialisiert und bringen spezialisierte Kenntnisse und Erfahrungen ein, die kleineren Unternehmen möglicherweise fehlt. Darüber hinaus können sie unterschiedliche Perspektiven einbringen und ggfs. auch Anleitung und Empfehlungen für die Verbesserung von Datenqualität und datenbasierte Entscheidungsfindungen geben.

Customization

Externe Dienstleister können und werden ihre Dienstleistungen nicht nur an die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden anpassen. Sie stellen sicher, dass sie maßgeschneiderte Lösungen erhalten, indem sie ihre Dienstleistungen an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele eines Kunden anpassen, z.B. durch die Entwicklung von benutzerdefinierten Dashboards und Berichten, um Daten auf eine für den jeweiligen Kunden sinnvolle Weise zu präsentieren.

Datenqualität

Externe Dienstleister können durch die Implementierung angemessener Datenmanagement- und Bereinigungsprozesse zur dauerhaften Sicherstellung der Qualität und Genauigkeit von Daten beitragen. Neben Datenmanagement- und Bereinigungsprozessen zur Sicherstellung der Datenqualität werden sie auch Anleitung zur Verbesserung der Datensammlung und -speicherung bereitstellen.

Schnellere Ergebnisse

Externe Dienstleister können in der Regel Ergebnisse viel schneller liefern, als wenn kleinere Unternehmen in ihre eigene Software oder Drittanbieterplattformen investieren und Zeit für das Erlernen ihrer Verwendung aufwenden würden.

Auch Dienstleister setzen natürlich auf neueste Technologie!

Selbstverständlich setzt auch ein externer Dienstleister wie appliQ analytics auf Technologie für seine Tätigkeiten, und das sogar zentral. Wir betreiben einen Großteil unserer Auswertungend und Visualisierungen unter Einsatz der als Industriestandard geltenden Software Tableau, in Kombination mit weiteren, auch selbst entwickelten Werkzeugen. Aber wir übernehmen diesen Part komplett selbst, anstatt unseren Kunden letztendlich nur weitere Systeme aufzubürden, die ja nicht nur teuer erworben, sondern vor allem auch zusätzlich zu allen bereits in Betrieb befindlichen Systemen erlernt, betrieben und gepflegt werden müssen.

Aus Erfahrung wissen wir, dass kaum ein Unternehmen darauf brennt, ständig immer neue Systeme zu implementieren. Sehr wahrscheinlich haben Sie bereits weit mehr verschiedene, höchst heterogene Systeme im Einsatz, als Sie aus dem Stand aufzählen können - von der Zeiterfassung über Lager-/Bestandserfassung, Buchhaltung, Web Analytics, sowie evtl. eCommerce-Shops in Eigen- oder Fremdregie, Lizenz-, Buchungs-, Support-, Verwaltungs-, CRM- und HRM-Systeme diverser Art, um nur die gängigsten zu nennen.

Sofern Ihre Firma nicht überwiegend aus Informatikern besteht und Sie die Vielzahl Ihrer Systeme, die ja alle wertvolle Daten produzieren, auch nicht aus reinem Spaß an der technischen Herausforderung betreiben, wird daher der Aufwand, eine Gesamtschau der vorhandenen Datenschätze zu erstellen, sicherlich kaum mit den intern vorhandenen Mitteln zu leisten sein.

Hier bringen wir erprobte Lösungen (wie z.B. Tableau, aber auch eigene Programmierlösungen) zum Einsatz - damit Sie das nicht tun müssen!

Ihr entscheidender Vorteil beim Einsatz eines externen Dienstleisters liegt darin, dass Sie sich nicht mit den Details befassen müssen. Wir führen Ihre Datenquellen zusammen, führen die wichtigsten Visualisierungs- und Auswertungsschritte durch, und geben Ihnen nach möglichst kurzer Zeit ein fertiges Paket nach Ihren Wünschen an die Hand: Entweder einen aktuellen Zustands-Überblick, oder aber ein Set von dynamischen Dashboards, das Ihnen jederzeit den Blick auf Ihre Daten in Echtzeit ermöglicht.

Anders als die "maßgeschneiderten" Lösungen der BI-Plattformanbieter bietet Ihnen ein externer BI- und Analytics-Dienstleister tatsächlich passgenaue Lösungen, mit denen Sie Ihr Unternehmen sehr rasch und einfach voranbringen und mit dem Sie die Vorteile datenzentrierten Arbeitens wirklich effektiv umsetzen und nutzen können.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, und wir kümmern uns um eine passende Lösung, die Ihnen weiterhilft - und das so rasch und unkompliziert wie möglich.